Es el reporte en el cual podemos observar el correcto registro de las operaciones. Una balanza de comprobación está cuadrada cuando el saldo inicial y final son cero, y el monto de las columnas debe y haber son iguales.

En algunas ocasiones, las cantidades no se representan de forma cuadrada. A continuación, te mostramos un caso y cómo resolverlo. 

Caso práctico.

Se tiene una balanza de comprobación la cual tiene un monto en la columna de saldo final, esto es incorrecto, ya que el saldo inicial y final deben ser ceros.

Proceso de solución.

1. Tomar nota del nombre del *.FDB (base de datos) la cual tiene el descuadre.

2. Realizas el respaldo de su información ingresando al Menú Archivo, seleccionas el ícono y después .

3. Identificas a qué nivel se encuentra el descuadre, para ello se deberá ingresar a la balanza de comprobación das clic en el filtro y en la opción de nivel ir seleccionando nivel por nivel.

4. Identificas el monto que aparece en la columna de saldo final.

Se tiene que generar la diferencia entre los saldos de cargos y abonos.

[Total de cargos= $380,000 – Total de abonos= $80,000]

El resultado es $300,000, por lo que se procede a localizar en la balanza de comprobación en la sección cargos y abonos una cuenta que tenga ese saldo.

• En el caso en el que no se encuentre ese monto deberás realizar lo siguiente:

Diferencia x2 = El resultado buscarlo en los cargos y abonos.

Diferencia /2 = El resultado buscarlo en los cargos y abonos.

Esto se puede dar por qué la naturaleza de una cuenta (deudora, acreedora) no está clasificada correctamente, en lugar de sumar puede restar o viceversa.

5. Exporta la balanza de comprobación en formato Excel, en el renglón del nombre de las columnas activar los filtros y buscar en la columna total de cargos o total de abonos el monto que aparece en la columna de saldo final (respetando comas y puntos de la cantidad).

6. Una vez identificado el monto en la columna correspondiente revisas a qué cuenta corresponde.

7. Ingresas al catálogo de cuentas y localizas las cuentas antes identificada con los montos, seleccionas y dar clic en modificar.

Si la cuenta tiene subcuentas, deberás revisar que el tipo de cuenta sea acumulativa.

a. Para el caso presentado se revisa la cuenta y está configurada como tipo detalle, esto es incorrecto, ya que cuenta con subcuentas.

b. En la sección de atributos revisa que la naturaleza y los rubros sean correctos.

c. Una vez que identifiques que el tipo de cuenta es incorrecto, deberás verificar en el auxiliar de la cuenta de la póliza que maneja ese monto de descuadre.

8. Ingresas al Menú Configuración, seleccionas , te diriges al ícono y da clic en el botón .

En la ventana de configuración avanzada de base de datos, das clic en el ícono para crear un nuevo alias y das clic en el botón .

b. Seleccionas el alias que se creó previamente (inciso a), en la sección DataBase indicas una ruta y al final de la ruta colocas el nombre del alias con extensión (.FDB).

Ejemplo: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\COI9.00\Datos\Empresa1\BD-Cuadre.FDB

c. Una vez que definidas la ruta, das clic en el botón .

9. Ingresas al administrador de periodos y das clic en el ícono , seleccionas la opción de nueva contabilidad.

El periodo y el ejercicio se deja como lo muestra el sistema, la opción conexión seleccionar el alias que se creó anteriormente y das clic en el botón .

10. Te mostrará el proceso para crear los catálogos de una nueva base de datos dar clic en el botón en cada catálogo y dejar temporalmente la ruta de la base de datos.

11. Ingresas al  Menú Configuración, seleccionas  y te diriges al ícono , verificas que esté seleccionada la base de datos original (base de datos de la cual se tomó nota en el paso 1).

12. En el Menú Configuración, eliges , después activas la opción y das clic en el ícono .

En la ventana que te aparece, indicas la conexión destino (base de datos que se generó en paso 9 y 10).

a. Seleccionas la nueva base de datos, ingresando al  Menú Configuración, seleccionas  y te diriges al ícono , das clic en conexión y seleccionar la nueva base de datos (base que se generó en paso 9 y 10).

Antes de cambiar la cuenta (paso 13), revisas que no esté asociada a un departamento. En el caso de estar asociada se deberá eliminar la asociación al departamento.

13. Ingresas al mes donde comenzó el descuadre, realizas un borrado de movimientos ingresando al Menú Herramientas, seleccionas el ícono .

Y das clic en no hacer traspaso de movimientos.

a. Revisar que la balanza de comprobación se encuentre cuadrada en saldos final e inicial, cargos y abonos (debe mostrar ceros).

14. Ingresas al catálogo de cuentas, localizar las cuentas que tiene el descuadre, dar clic en modificar y cambiar el tipo de la cuenta de detalle a acumulativa.

Si la cuenta estaba asociada a algún departamento, será necesario realizar la asociación al departamento que corresponda. Continuar con el paso 15.

15. Deberás realizar la integración de pólizas, para ello ingresa se debe ingresar al Menú Procesos y seleccionas el ícono .

16. Seleccionas la conexión origen de la base de datos (base de datos de la cual se tomó nota en el paso 1), seleccionar el número de la empresa en el campo Empresas, se debe indicar el mes (este debe ser en el que se hizo el borrado de movimientos paso 13), en la sección tipo de póliza activar la opción todas las pólizas y en la sección atributos únicamente dejar activo contabilizada. Una vez indicados los atributos das clic en el botón .

17. Al terminar el proceso te presentará una bitácora con la información que se registró.

El proceso que se realizó fue sobre la base de datos nueva (base de datos que se generó en paso 9 y 10), en el caso de querer cambiar la información a la base de datos original (base de datos de la cual se tomó nota en el paso 1). Se deberá realizar el proceso de exportación de tablas a la base de datos original (proceso del paso 12).