Una balanza de comprobación está cuadrada cuando el saldo inicial y el saldo final son cero, y los montos de las columnas Debe y Haber son iguales. Esta situación refleja un registro contable equilibrado, sin errores aritméticos ni omisiones, lo cual es esencial para garantizar la confiabilidad de la información financiera, como se muestra en la siguiente imagen:

En algunas ocasiones, las cantidades no se presentan de forma cuadrada. A continuación, te mostramos un caso y cómo resolverlo. 

Caso práctico.

Se tiene una balanza de comprobación que muestra un monto en la columna de saldo final; esto es incorrecto, ya que los saldos inicial y final deben ser cero.

Proceso de solución.

1. Ingresa a Configuración , Parámetros del sistema y haz clic en Configuración BD. Toma nota del nombre del archivo *.FDB (base de datos), el cual tiene el descuadre.

2. Realiza el respaldo de la información ingresando en Archivo; selecciona el ícono Respaldar , y después, la opción Respaldar .

3. Identifica a qué nivel se encuentra el descuadre. Para ello, deberás ingresar a la balanza de comprobación, dar clic en el filtro y, en la opción de nivel, ir seleccionando nivel por nivel.

4. Identifica el monto que aparece en la columna de saldo final.

Debes generar la diferencia entre los saldos de cargos y abonos.

[Total de cargos = $380,000 – Total de abonos = $80,000]

El resultado es $300,000; por lo tanto, localiza en la balanza de comprobación, en la sección cargos y abonos, una cuenta que tenga ese saldo.

• En el caso en el que no encuentres ese monto, deberás realizar lo siguiente:

Diferencia multiplicar por 2=el resultado, buscarlo en los cargos y abonos.

Diferencia dividir entre 2=el resultado, buscarlo en los cargos y abonos.

Esto puede ocurrir porque la naturaleza de una cuenta (deudora, acreedora) no está clasificada correctamente, en lugar de sumar puede restar o viceversa.

5. Exporta la balanza de comprobación en formato Excel. En el renglón del nombre de las columnas, activa los filtros y busca en la columna Total de cargos o Total de abonos el monto que aparece en la columna de saldo final (respetando comas y puntos de la cantidad).

6. Una vez identificado el monto en la columna, revisa a qué cuenta corresponde.

7. Ingresa al catálogo de cuentas y localiza las cuentas identificadas con los montos; selecciónalas y da clic en modificar.

Si la cuenta tiene subcuentas, deberás revisar que el tipo de cuenta sea acumulativa.

• En el caso presentado, la cuenta está configurada como tipo detalle; esto es incorrecto, ya que cuenta con subcuentas.
• En la sección de atributos, revisa que la naturaleza y los rubros sean correctos.
• Una vez que identifiques que el tipo de cuenta es incorrecto, deberás verificar en el auxiliar de la cuenta de la póliza que maneja ese monto de descuadre.

8. Ingresa a Configuración, selecciona Parámetros del sistema , te diriges al ícono Configuración de BD y haz clic en el botón Configuración avanzada de base de datos .

En la ventana de configuración avanzada de base de datos, haz clic en el ícono Nuevo , para crear un nuevo alias y, después, haz clic en el botón Aceptar .

• Seleccionas el alias que se creó previamente (inciso a). En la sección DataBase, indica una ruta y, al final de la ruta, coloca el nombre del alias con extensión (.FDB).

Ejemplo: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\COI11.00\Datos\Empresa1\BD-Cuadre.FDB

• Una vez que definas la ruta, haz clic en el botón Guardar .

9. Ingresa al Administrador de períodos , y haz clic en el ícono Agregar; , selecciona la opción Nueva contabilidad.

El período y el ejercicio se deja como lo muestra el sistema. En la opción conexión, selecciona el alias que se creó anteriormente y haz clic en el botón Aceptar .

10. El sistema te mostrará el proceso para crear los catálogos de una nueva base de datos; haz clic en el botón Aceptar en cada catálogo y deja temporalmente la ruta de la base de datos.

11. Ingresa al Menú Configuración, selecciona Parámetros del sistema y dirígete al ícono Configuración de BD ; verifica que esté seleccionada la base de datos original (base de datos de la cual se tomó nota en el paso 1).

12. En Configuración, elige el ícono Control de archivos ; después activa la opción Seleccionar todas las tablas y haz clic en el ícono Exportar todas las tablas .

En la ventana que aparece, indica la conexión destino (base de datos que se generó en los pasos 9 y 10).

• Selecciona la nueva base de datos, ingresando a Configuración; selecciona Parámetros del sistema y dirígete al ícono Configuración de BD , haz clic en el campo Conexión y selecciona la nueva base de datos (base generada en el paso 9 y 10).

• Antes de cambiar la cuenta (paso 13), revisa que no esté asociada a un departamento. En caso de que esté asociada, deberás eliminar la asociación al departamento.

13. Ingresa al mes donde comenzó el descuadre, realiza un borrado de movimientos ingresando a Herramientas; selecciona el ícono Borrado de movimientos .

Haz clic en la opción No hacer traspaso de movimientos.

• Revisa que la balanza de comprobación se encuentre cuadrada en saldos final e inicial, cargos y abonos (debe mostrar ceros).

14. Ingresa al catálogo de cuentas, localiza las cuentas que tienen el descuadre, da clic en modificar y cambia el tipo de la cuenta de detalle a acumulativa.

• Si la cuenta estaba asociada a algún departamento, será necesario realizar la asociación al departamento que corresponda. Continúa con el paso 15.

15. Deberás realizar la integración de pólizas; para ello, debes ingresar a Procesos y selecciona el ícono Integración de pólizas .

16. Seleccionas la conexión origen de la base de datos (base de datos de la cual se tomó nota en el paso 1), selecciona el número de la empresa en el campo Empresas, se debe indicar el mes (este debe ser aquel en el que se hizo el borrado de movimientos paso 13), en la sección tipo de póliza activar la opción todas las pólizas y en la sección atributos únicamente dejar activa la casilla contabilizada. Una vez indicados los atributos haz clic en el botón Integrar .

17. Al terminar el proceso, el sistema te presentará una bitácora con la información que se registró.

Siguiendo estos pasos, te aseguras de validar la balanza de comprobación.