Se tiene una balanza de comprobación, que está descuadrada en su totalidad, ya que muestra montos diferentes en los saldos iniciales, los saldos finales, los cargos y los abonos.

Caso práctico

Proceso de solución

1. Ingresa a la ruta: Configuración y haz clic en el ícono Parámetros del sistema .

Te diriges al ícono Configuración de BD e identificas la base de datos que tiene el descuadre.

2. Realizas el respaldo de tu información ingresando en Archivo, seleccionas el ícono Respaldar y, del submenú, pulsas la opción Respaldar .

3. Identifica el descuadre.

• Identifica a qué nivel se encuentra el descuadre;  para ello, debes ingresar a la balanza de comprobación, dar clic en el filtro y, en la opción de nivel, ir seleccionando nivel por nivel.

4. En la balanza de comprobación, revisa que, en la columna de los saldos iniciales, estén saldadas las cuentas de resultados (ejemplo 1160-000-000). En este caso, se visualiza que las cuentas de resultado no están saldadas.

5. Ingresa al administrador de períodos y verifica que, en el ejercicio anterior, tengas creado el mes de ajuste y la póliza de cierre. Se visualiza en la siguiente imagen que no se está generando el mes de ajuste; por tal motivo, no se genera la póliza de cierre y, por ello, las cuentas de resultado no están saldando.

6. Crea nuevo período

• En el administrador seleccionas el mes de diciembre y das clic en el ícono Crear nuevos períodos ; seleccionas la opción Crear siguiente período y pulsas el botón Aceptar . En seguida, cuando3d se crea con el nombre de Ajuste, das doble clic para ingresar al mes de ajuste.

7. En el mes de ajuste, vas a crear la póliza de cierre; ingresas a la ruta: Procesos y das clic en el ícono Pólizas de cierre .

8. Realiza el traspaso

• Ingresa nuevamente al administrador de períodos y pulsas el ícono Traspaso de saldos para realizar un traspaso de saldos del ejercicio anterior al nuevo ejercicio.

9. Ingresas al mes donde comenzó con el descuadre y revisas nuevamente la balanza de comprobación; verificas que, en saldos iniciales, las cuentas de resultados quedaron saldadas, pero los saldos finales aún muestran saldo.

10. Verifica los montos

• Identifica el monto que aparece en la columna de Saldo final.

Debes generar la diferencia entre los saldos de cargos y abonos.

[Total de cargos = $380,000 – Total de abonos = $80,000]

El resultado es $300,000, por lo que localizas, en la balanza de comprobación en la sección cargos y abonos, una cuenta que tenga ese saldo.

• En el caso en el que no se encuentre ese monto, deberás realizar lo siguiente:

Multiplica la diferencia por dos;  el resultado, debes buscarlo en los cargos y abonos.

Diferencia divídelo por dos; el resultado debes buscarlo en los cargos y abonos.

Esto puede ocurrir por qué la naturaleza de una cuenta (deudora o acreedora) no está clasificada correctamente; en lugar de sumar, puede restar o viceversa.

11. Exporta la balanza de comprobación en formato Excel; en el renglón del nombre de las columnas, activa los filtros y busca, en la columna Total de cargos o Total de abonos, el monto que aparece en la columna de Saldo final (respetando comas y puntos de la cantidad).

12. Una vez identificado el monto en la columna correspondiente, revisa a qué cuenta corresponde.

13. En COI, ingresa al catálogo de cuentas y localiza las cuentas identificadas con los montos; selecciónalas y da clic en Modificar.

• Si la cuenta tiene subcuentas, se deberá revisar que el tipo de cuenta sea acumulativa.
• Para el caso presentado, revisas la cuenta y verificas que está configurada como tipo detalle; esto es incorrecto, ya que cuenta con subcuentas.
• En la sección de atributos, revisa que la naturaleza y los rubros sean correctos.

• Una vez que identifiques el tipo de cuenta incorrecta, vas a verificar en el auxiliar de la cuenta de la póliza que maneja ese monto de descuadre.

14. Crea nuevo contenedor de BD

• Ingresas a Configuración, seleccionas el ícono Parámetros del sistema , te diriges al ícono Configuración de BD y das clic en el botón Configuración avanzada de base de datos .
•  
• En la ventana de configuración avanzada de base de datos, das clic en Nuevo para crear un nuevo alias y das clic en el botón Aceptar .

• Selecciona el alias que se creó previamente, en la sección DataBase, indica una ruta y, al final de esta, coloca el nombre del alias con extensión (.FDB).

Ejemplo:

C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\COI11.00\Datos\Empresa1\BD-Cuadre.FDB

• Una vez definida la ruta, das clic en Guardar.

15. Nueva contabilidad

• Ingresas al Administrador de períodos y das clic en el ícono Crear nuevos períodos ; seleccionas la opción de Nueva contabilidad.

16. Te mostrará el proceso para crear los catálogos de una nueva base de datos; das clic en el botón Aceptar en cada catálogo y dejas temporalmente la ruta de la base de datos.

17. Ingresas a la ruta: Configuración, seleccionas el ícono Parámetros del sistema y te diriges al ícono Configuración de BD ; verificas que esté seleccionada la base de datos original (base de datos de la cual se tomó nota en el paso 1).

18. Exportar tablas

• En Configuración, eliges Control de archivos ; después activas la opción Seleccionar todas las tablas y das clic en el ícono Exportar todas las tablas .

En la ventana que te aparece, indicas la conexión destino (base de datos que se generó en los pasos 15 y 16).

19. Seleccionas la nueva base de datos ingresando a Configuración; seleccionas el ícono Parámetros del sistema y te diriges al ícono Configuración de BD ; das clic en conexión y seleccionas nueva base de datos (base que se generó en los pasos 15 y 16).

• Antes de cambiar la cuenta, revisas que no esté asociada a un departamento. En el caso de estar asociada, deberás eliminar la asociación al departamento.

20. Borrado de movimientos

• Ingresas al mes donde comenzó el descuadre, realizas un borrado de movimientos ingresando a Herramientas, seleccionas el ícono Borrado de movimientos .

Y das clic en no hacer traspaso de movimientos.

• Revisar que la balanza de comprobación se encuentre cuadrada en saldos final e inicial, cargos y abonos (debe mostrar ceros).

• Ingresas al catálogo de cuentas, localizar las cuentas que tiene el descuadre, dar clic en modificar y cambiar el tipo de la cuenta de detalle a acumulativa.

• Si la cuenta estaba asociada a algún departamento, será necesario realizar la asociación al departamento que corresponda. Continuar con el paso 22.

21. Integración de pólizas

• Realizas la integración de pólizas; para ello, debes ingresar al Procesos y seleccionas el ícono Integración de pólizas .

22. Seleccionas la conexión origen de la base de datos (base de datos de la cual se tomó nota en el paso 1); seleccionas el número de la empresa en el campo Empresas; indicas el mes (este debe ser en el que se hizo el borrado de movimientos paso 13); en la sección Tipo de póliza, activas la opción Todas las pólizas y, en la sección Atributos dejas activa la Contabilizada. Una vez indicados los atributos das clic en el botón Integrar .

23. Al terminar el proceso, se te presentará una bitácora con la información que se registró.

Importante: si, al realizar el cambio de acumulativa a detalle (paso 21) manda el mensaje de advertencia, esto sucede porque, en los ejercicios anteriores, la cuenta acumulativa tiene movimientos.

24. La alternativa para esta situación es llevar a cabo los siguientes pasos:

• En este ejemplo, el problema inició a partir de enero de 2025, si se cuenta con meses posteriores (febrero, marzo, abril 2025); se procederá a eliminar todo el ejercicio que corresponda a 2025.
• Posicionarse en el mes de ajuste y crea nuevamente los períodos que se tenían en el año 2025.
• Si se había creado cuentas en el ejercicio 2025, deberás darlas de alta nuevamente con todas las características que le correspondan (naturaleza, rubros, captura de comprobantes, entre otros).
• Una vez realizado el procedimiento, continúas con el paso no. 22.
• Deberás realizar la integración de pólizas; esto debe ser por mes, por lo que debes ingresar a cada mes desde el administrador de períodos.

Siguiendo estos pasos, te aseguras de validar la balanza de comprobación.