Importar catálogos desde Excel te permite incorporar información al sistema de forma rápida y organizada, evitando la captura manual de datos. Este proceso es útil cuando necesitas agregar o actualizar registros en grandes cantidades, facilitando la administración de la información y optimizando tu tiempo de trabajo.
1. Para realizar la importación, primero debes descargar la plantilla correspondiente al catálogo que deseas utilizar.
Importante: para realizar este proceso es necesario contar con Excel® instalado en tu equipo.
Catálogo de cuentas:
- Ingresa al menú Cuentas y pólizas, selecciona la opción Cuentas y después haz clic en Descarga plantilla de importación
.
Cuentas departamentales:
- Ingresa al menú Cuentas y pólizas, despliega el submenú Cuentas, selecciona Cuentas departamentales y posteriormente haz clic en Descargar plantilla de importación .
Activos:
- Dirígete al menú Activos, selecciona Activos y después haz clic en Descargar plantilla de importación .
RFC de terceros:
- Ingresa al menú Fiscales, selecciona Datos fiscales de terceros y después haz clic en Descargar plantilla de importación .
- En todos los casos, el sistema mostrará la ventana Guardar como con el nombre y ubicación sugeridos para almacenar el archivo en tu equipo.
Una vez descargada la plantilla, ábrela desde la ubicación donde fue guardada.
2. Antes de realizar la importación, verifica que la estructura del archivo de Excel y la captura de información sean correctas.
- Catálogo de cuentas: captura la información conforme a la estructura definida en la plantilla correspondiente.
- Cuentas departamentales: completa la información siguiendo la estructura indicada en la plantilla de ejemplo.
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de terceros: registra la información de acuerdo con la plantilla proporcionada por el sistema.
3. Importación de catálogos en COI, cuando ya cuentes con el archivo de Excel preparado, realiza el proceso de importación en el catálogo correspondiente.
- Catálogo de cuentas y cuentas departamentales: si vas a importar información en estos catálogos, se recomienda crear la base de datos utilizando la opción Catálogo vacío al momento de generar la empresa.
- Para iniciar la importación, ingresa a la siguiente ruta: Herramientas, selecciona Importación de información y después elige el catálogo que deseas importar.
En este ejemplo se utilizará el catálogo de cuentas departamentales.
4. En la primera ventana del asistente, selecciona el archivo de Excel que contiene la información.
- Posteriormente:
- Indica el nivel de cuentas que utilizarás.
- Define el separador del número de cuenta.
- Activa la opción El archivo contiene encabezados en la primera fila, si corresponde.
Importante: indicar correctamente el separador de cuentas es necesario para que la importación se realice adecuadamente.
Haz clic en Siguiente para continuar.
- En la siguiente ventana, valida que la estructura del archivo de Excel sea correcta.
- Después, haz clic nuevamente en Siguiente
. - El sistema mostrará una vista preliminar de la información para verificar que los datos sean correctos.
- Para continuar, selecciona Siguiente .
Al finalizar el proceso, el sistema mostrará:
- Número de registros agregados.
- Registros modificados.
- Total de entradas procesadas.
Haz clic en Finalizar para concluir.
Importante: en el caso del catálogo de cuentas, después de la importación deberás realizar la asociación de rubros correspondientes.
5. A partir del último reinstalable de COI, es necesario descargar la nueva plantilla de importación, ya que incluye campos adicionales para terceros utilizados en la contabilización masiva.
Los nuevos campos son:
- Cuenta de proveedor.
- Cuenta de cliente.
- Banco para cobro.
- Banco para pago.
Estos campos se encuentran al final de la plantilla.
Es posible localizar la plantilla desde alguna de las siguientes rutas:
- Menú Fiscales, opción Datos fiscales de terceros.
- Carpeta: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\COI10.00\Plantillas\Importacion
6. Cuando la información esté capturada en Excel, inicia el proceso de importación desde la siguiente ruta:
- Menú Herramientas, selecciona el botón Importación de información
y elige RFC de terceros 
.
El sistema mostrará la ventana de bienvenida del asistente de importación.
Haz clic en Siguiente para continuar.
Posteriormente:
- Selecciona el archivo de Excel correspondiente.
- Define si deseas agregar información nueva o actualizar registros existentes.
- Indica si la asociación de campos será automática o manual.
- Activa la opción correspondiente si la primera fila contiene los nombres de los campos.
- En la siguiente ventana podrás revisar y validar la asociación de información. Si seleccionaste asociación manual, realiza la configuración correspondiente.
El sistema mostrará una vista previa con:
- Información que será agregada.
- Registros que no podrán importarse.
- Estatus del proceso.
Verifica cuidadosamente la información y después haz clic en Siguiente.
- Al finalizar, el sistema completará el proceso de importación.
Al importar tus catálogos correctamente, podrás mantener tu información organizada y optimizar el tiempo de trabajo en Aspel COI.
14 comentarios en “Importar catálogos desde Excel”
Hola, si en la base de datos seleccione el catalogo estándar, es posible importar mi catalogo sin que se dupliquen las cuentas?
¡Buen día, Leobarda! Al seleccionar el catálogo estándar en la base de datos, sí es posible importar tu propio catálogo, pero debes considerar que si las cuentas ya existen en el estándar y también en tu archivo, pueden generarse duplicados.
Lo más recomendable es:
1. Revisar previamente la estructura y los códigos de las cuentas que vas a importar.
2. Ajustar tu catálogo para evitar coincidencias con las cuentas estándar.
3. Realizar un respaldo de tu información antes de hacer la importación.
De esta forma, aseguras que la integración sea correcta y sin duplicidad.
Hola, trato de importar mi catalogo de cuentas, pero al finalizar la carga e irme a mi catalogo no me aparecen las cuentas que acabo de subr, esto es especialmente en las cuentas de clientes ya que los proveedores los cargó corectamente
¡Buen día, ANA PAULINA RAMIREZ! Te recomiendo Verificar que las cuentas de clientes estén correctamente clasificadas en el archivo, que no tengas filtros activos en tu catálogo y revisa el reporte de carga para confirmar que no hubo errores.
Puedo incorporar masivamente más cuentas contables a un catálogo que ya subí previamente?
Buenas tardes, si es posible agregar cuentas mediante la importación desde el menú Herramientas, Importación de información.
Es recomendable realizar un respaldo antes de realizar el proceso.
¿Hay alguna manera de pasar el catalogo de cuentas CON SALDOS FINALES de COI 9.0 al COI 10.0?
¡Buen día, Manuel! Sí, es posible hacerlo importando tus cuentas junto con sus saldos. Antes de realizar el proceso, te recomiendo generar un respaldo de tu información. Puedes consultar el siguiente enlace para más detalles sobre cómo importar cuentas al catálogo del sistema.
Hay forma de consultar la información dentro de COI después de que finaliza la importación de mi catalogo de cuentas ?
¡Buen día, Gabriela! Si es posible consultar la información para revisar los datos desde:
1. Catálogo de cuentas: Ve a Cuentas > Catálogo de cuentas y verifica que la importación se haya realizado correctamente.
2. Reportes: Genera un Balance de comprobación o Auxiliar de cuentas en Reportes > Estados financieros.
Hola, trato de importar mi catalogo de cuentas, pero al finalizar la carga e irme a mi catalogo no me aparecen las cuentas que acabo de subir, ya revisé el formato
¡Buen día, CARMEN! Verifica que estés importando el catálogo en la empresa correcta y que el archivo tenga el formato exacto que requiere COI. Si todo está correcto y aún no se muestran las cuentas, revisa el registro de importación o contacta a nuestro equipo de soporte técnico para una revisión más detallada.
Realicé una importación de catálogo de cuentas considerando de inicio un catálogo vacío, después de la importación de cuentas, quise asociar los rubros pero no aparece ninguno, que se debe hacer?
¡Buen día, Fernando Luarca Merino! Si no has dado de alta rubros, es necesario que primero crees la tabla en el sistema (desde control de archivos > Rubros > Crear tablas) antes de poder asociarlos a las cuentas importadas.